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『上流モデリングによる業務改善手法入門』は実務に役立つ?【ざっくり紹介】

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業務改善担当になった方

『上流モデリングによる業務改善手法入門』って本があるけど、これって役に立つの?業務改善を担当することになったから知りたい!

こんな疑問に答えます。

本記事の内容

本記事を書いている私は、新卒でコンサルティングファームに入社し、今年で5年目です。

これまでに自動車メーカーや建設業などの業務改善を担当してきました。

今は少し慣れてきたものの、初めて業務改善系の案件に配属されたときは、不安でした。

業務改善の前に、そもそもその業務担当したことないし、できる気がしない・・・

みたいな。

そのため、みなさんと同様、あらかじめ勉強しようと業務改善系の書籍を探して読みまくりました。

しかし、業務改善系の本は会社の宣伝として出版されているものが多く、内容が伴わない場合が多いです。

その結果、良書に出会うまでにたくさんの本を読み、多くの時間を費やしてしまいました。

本記事では、今後、業務改善を勉強する方が不要な時間を費やさないよう、実際に業務改善を担当した私がオススメする『上流モデリングによる業務改善手法入門』を紹介します。

なお、業務改善と業務改革を使い分けている書籍や記事もありますが、本質的には変わらないので、本記事では業務改善=業務改革として使っています。

『上流モデリングによる業務改善手法入門』は実務に役立つのか

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社内で業務改善を新たに担当することになった方と、コンサルタントとして、初めて業務改善を担当することになった方のそれぞれに役に立つのかどうかを解説します。

社内の業務改善担当者

結論:まぁまぁ役に立ちます!

業務フローの書き方を学べるからです。
社内で通常業務を行っているだけでは、学べませんよね。本書を読むことで業務フローの書き方を詳細に学ぶことができます。

ただ、業務フローを書けたからと言って業務改善ができるかというと別ですので、“まぁまぁ”としました。

具体的に学べる内容は、業務フローを作る手順・成果物です。
本書で紹介されている手順は下記です。

  • 業務一覧表の作成
  • 業務プロセスの抽出
  • 業務フロー(ラフモデル)の作成
  • 業務フロー(ビフォーモデル)の作成
  • 業務フロー(ビフォーモデル)のチェック
  • 業務フロー(アフターモデル)の作成

ここまで細かく分けるかどうかは別として、業務一覧表を作成した上で、業務フローを徐々に精緻化していく作り方は、コンサルプロジェクトでも同様です。

本書では、この手順とそれぞれで作成する成果物を、非常にわかりやすい図で解説しています。
図を本記事に記載できないのが非常に残念なくらいです。

このように、業務フローの書き方をわかりやすい図を見ながら学ぶことができるので、業務改善系のプロジェクトを始めて担当する人にはもってこいです。

注意点:業務フローの作成が目的になってはいけない

本書を読むと業務フローの書き方がとても詳細に載っています。

例えば業務プロセス(ビフォーモデル)の作成では、成果物として、「業務プロセス記述書」を作成すると解説されています。

インプット情報・業務内容・アウトプット情報を整理した書類ですが、例えばインプット情報だけで下記の情報を記載する必要があります。

  • どこから情報をもらうか
  • もらうタイミング
  • 受け取る書面・データ名
  • 受け取る上での制約条件
  • 受け取る方法

業務内容やアウトプットも同じくらいの情報量が必要です。

とても詳しいのでとてもありがたいのですが、非常に手間がかかるので、これをこのまま活用してしまうと「業務フローを作るプロジェクト」になってしまいます。

本来の目的は、業務フローを活用して業務改善を行うことのはずです。

目的から照らして不要な情報は省くことで、業務フロー作成の手間を省くようにしましょう。

業務改善コンサルタント

結論:あんまり役に立ちません・・・

業務フローの書き方は、学べますが、これは業務改善プロジェクトをコンサルタントとして支援する際のほんの一業務に過ぎないからです。

むしろその後に実施するであろう、問題分析や解決策検討の方がよっぽど難しいです。

このように、コンサルタントにとっては、本質の技術を学べるわけではないという意味で役に立たないとしています。

なおもちろんですが、コンサルタントとして、業務フローの書き方を学びたいという方には役に立ちます。

あと、プロジェクト立ち上げ時の注意点も少し記載されており、こちらはコンサルタントであればどなたでも役に立つと思います。(そのため“あんまり”としました)

その一つはプロジェクトメンバーの選定基準です。

現行業務に詳しい人や、問題意識の高い人などの基準が記載されています。

プロジェクトメンバーなんて誰になっても、どうせコンサル側が頑張るんだから誰でもいいんじゃないの?

って思う方もいるのかもしれませんが、メンバー選定は非常に重要です。

過去に担当した業務改善プロジェクトでこんなことがありました。

その打合せは、プロジェクトメンバーにヒアリングして作成した業務フローについて、間違いがないかをレビューする場でした。
参加メンバーはプロジェクトメンバー3名とコンサルタントの私1名です。

そんな中で一人のメンバーが次のように発言しました。

俺は現行業務を整理するのには興味がない。他の人がこれで良いと言っているのであればこれで良い。

えっじゃあなんでこのプロジェクトに参加してんだよwwって心の底から言いたくなりましたが、こらえました(笑)

後で真意を確認したところ、早く問題分析をやりたいという意図だったと聞きましたが、それにしても非協力的です。

しかもこのような非協力的な雰囲気は周りに伝染してしまいます。

結局その打合せでは、その発言以降、誰も業務フローについて指摘することはなくなってしまい(みんながこれで良いんじゃない?と発言するばかりに)、レビューとして成り立たなくなってしまいました。

このようにプロジェクトメンバーを誰にするかによって、プロジェクトがうまく進むかどうかが左右されます。

それくらいプロジェクトメンバーの選定は重要です。

『上流モデリングによる業務改善手法入門』の内容とオススメポイント

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続いて手戻りなしの要件定義のざっくりとした内容と読むべきポイントを紹介します。

『上流モデリングによる業務改善手法入門』の概要

著者

カレンコンサルティング代表取締役の世古雅人(せこまさひと)さんと、同社取締役の渡邊清香(わたなべさやか)さんが書いています。

カレンコンサルティングは、ホームページの実績や会社概要を見る感じですと、中小企業をメインにしたコンサルティングファームみたいですね。

位置づけ

業務フローの書き方と業務フローを活用した問題解決方法について解説した書籍です。

業務フロー含め、業務を図式化することを業務モデリングと呼びますので、本書では業務モデリングという言葉が良く出てきます。

構成

本書は2部構成になっており、1部は、「業務モデリング編」で、業務フローの書き方が解説されています。

2部は、「業務フロー活用編」として、業務フローを活用した問題解決方法が解説されています。

上流モデリングによる業務改善手法入門で読むべきポイント

続いて手戻りなしの要件定義で読むべきポイントと読まなくてよいポイントを解説します。

第1部の1章から3章を読むべし

最初の1章から3章を読みましょう。
第1章から3章までで業務フローの書き方を学べます。

既に書いた通り、業務フローの手順と成果物をわかりやすい図を見ながら学ぶことができます。

第1部の4章は読まなくてよい

第1部の最終章である、4章は読む必要はありません。

業務フローの記述法の一つであるUMLについて解説されていますが、専門家でないなら覚える必要はありません。

そもそも、書き方のルールを覚えなきゃ書けない/読めない業務フローに意味はないと思います。

業務フローは誰が見てもわかる必要があります。そのため、わかりやすければ書き方はどうでもよいのです。

実際にコンサルプロジェクトで業務フローを書いた時も、特定の方式に則ったわけではありません。

基本的には、業務を行う順番とその担当者(組織)がわかれば業務フローとしては十分です。

その業務を行う際の場合分けルールや前提条件なども必要な情報ではありますが、プロジェクトにおいては、問題分析の際に重要な部分のみを掘り下げる場合が多いです。

あくまで業務改善が目的で、業務フローの整理が目的ではないので、ルール等を網羅的に整理する必要はないのです。

ただ、UML含めた業務フローの4つの記述法の特徴を紹介しているので、気になる方はふーん、そうなんだ、くらいでさらっと読みましょう。

第2部(5章から9章)はパラパラ読みでよい

第2部はパラパラ眺めるくらいで良いと思います。

業務フローを活用した問題解決方法が載っているが、実務では使いにくいためです。

例えば、問題は以下の8つのカテゴリに分けてとらえると良いと記載があります。

  • 戦略
  • 収益
  • プロセス
  • 人と組織
  • 仕組み
  • CS
  • ブランド
  • 品質

しかし、この8つに分けたとして、その後どうしたらよいのかについて記載されていません。

この例のように、その後どうしたらよいのか?そもそもどのタイミングで使うのか?が記載されていない場合が多いので、実務では使いにくいです。

要素ごとにはなるほどと思う部分もあるので、パラパラと読むくらいがちょうどよいかと思います。

『上流モデリングによる業務改善手法入門』を読んで実務に役立てよう

いかがでしたでしょうか!?

業務フローの具体的な作成手順・注意点などを知りたい場合は本書がオススメです!

気になった方は早速読んでみましょう!